Reisen mit Equipment
Reisen mit Equipment ins Nicht-EU-Ausland: Was du beachten musst
Die Herausforderung
Die mediale Begleitung von Events im Ausland kann aufregend sein – bringt aber auch besondere Herausforderungen mit sich. Sobald Equipment mit ins Nicht-EU-Ausland reist, gibt es wichtige Vorgaben und Vorbereitungen, die ein reibungsloses Arbeiten ermöglichen. In diesem Beitrag teilen wir unsere Erfahrungen und geben Einblicke in zentrale Themen wie Medienakkreditierung, Zollabwicklung und Versicherung, die du bei der Reiseplanung mit technischem Equipment unbedingt beachten solltest.
Der Hintergrund
Als Produktionsteam bekamen wir kürzlich die spannende Anfrage, das Weltfinale der World Robot Olympiad (WRO) in Izmir, Türkei, medial zu begleiten. Nachdem wir bereits in Dortmund, Freiburg und Passau erfolgreich mitgewirkt hatten, war die Entscheidung leicht – wir sagten begeistert zu!
Doch kurz darauf wurde uns bewusst, was es bedeutet, mit technischem Equipment ins Nicht-EU-Ausland zu reisen. Für uns ein Neuland, das uns schnell vor Begriffe wie Medienakkreditierung, Auslandsequipmentversicherung, Inventarisierung, Zoll und Carnet ATA stellte. Im Folgenden beschreiben wir die wichtigsten Punkte, die wir für diesen Einsatz in der Türkei vorbereiten mussten – und was dabei besonders zu beachten ist.
Medienakkreditierung: Grundvoraussetzung für den Einsatz vor Ort
Um in der Türkei und anderen Ländern filmen zu dürfen, ist eine offizielle Einladung oder sogar eine Presse- oder Medienakkreditierung erforderlich, die genau den Einsatz und das dafür benötigte Equipment beschreibt. Auch die Benennung einer lokalen Kontaktperson ist essenziell, um bei eventuellen Fragen oder Problemen Unterstützung Vorort zu erhalten. Ohne diese Dokumente können Verzögerungen oder sogar Einreiseverweigerungen drohen. Die Akkreditierung ist eine entscheidende Vorbereitung die je nach Land ggf. einige Zeit zur Vorbereitung benötigt.
Versicherung: Schutz für den Auslandsaufenthalt
Neben einer Betriebshaftpflichtversicherung und einer Vermögenshaftpflichtversicherung ist auch eine spezifische Equipmentversicherung für Einsätze außerhalb der EU unverzichtbar. Gerade bei hochpreisigem Equipment lohnt es sich, für das Projekt eine spezielle Versicherung abzuschließen, die oft kostengünstiger ist als eine umfassende, weltweit gültige Versicherung. Dazu lohnt sich auch ein genauer Blick in ggf. schon vorhandene Versicherungspolicen oder eine Rücksprache mit der Versicherung oder einem Versicherungsmakler.
Zollangelegenheiten und das Carnet ATA
Wenn der Wert des Equipments die Zollfreigrenze überschreitet, ist eine offizielle Anmeldung und die vorübergehende Ausfuhr erforderlich. Hierzu benötigt man ein sogenanntes Carnet ATA, welches man z. B. digital über die Webseite der IHK beantragen kann. Das Carnet ATA bietet hier eine enorme Erleichterung, indem es die zollfreie Ein- und Ausfuhr von Equipment in über 80 Ländern ermöglicht. Voraussetzung für die Nutzung des Carnet ATA ist jedoch eine präzise Inventarliste mit allen Komponenten, Seriennummern und den Zeitwerten. In manchen Ländern gibt es dazu noch weitere Vorgaben – in unserem Fall, der Türkei, benötigen wir einen türkischen Ansprechpartner und die Liste mit allen Gegenstände auf einem USB-Stick als Excel-Datei.
Um sicher zu gehen, dass alles passt, lohnt es sich auf jeden Fall Rücksprache mit der zuständigen IHK zu halten. Wir haben das telefonisch gemacht und wurden bei der Erstellung der Dokumente tatkräftig von unserer Ansprechpartnerin unterstützt. An dieser Stelle ein großes Lob und herzlichen Dank an die IHK für den super Service.
Effiziente Inventarisierung
Im Zuge der Erstellung des Carnet ATAs wurden wir auch mit der Inventarisierung des gesamten Equipments konfrontiert. Ja, das sollte man eigentlich sowieso machen. Aber mal Hand aufs Herz – wer hat denn schon sein gesamtes Equipment feinsäuberlich inventarisiert? Ja richtig, wir! Aber natürlich erst nachdem wir mussten ;-P
Um die Inventarisierung und Zollabwicklung auch in Zukunft zu vereinfachen, haben wir ein eigenes System entwickelt, das alle notwendigen Informationen sowohl für das Carnet ATA als auch für Versicherungen und das Finanzamt beinhaltet. Dazu pflegen wir eine einfache CSV-Liste aus der wir kleine Etiketten mit Inventarnummern und QR-Codes generieren können. Diese werden automatisch gedruckt und auf die einzelnen Teile geklebt. So lässt sich jedes Element sofort digital identifizieren und durch den QR-Code gelangt man zu einem Online-Steckbrief, der alle relevanten Informationen enthält. Diese Lösung spart uns wertvolle Zeit und hilft, unser Equipment auch langfristig optimal zu verwalten.
Learnings für zukünftige Projekte
Die Vorbereitung für eine Auslandsproduktion ist deutlich umfangreicher als zunächst gedacht. Eine präzise Dokumentation und eine vollständige Inventarliste erweisen sich dabei als besonders wertvoll, da sie Zeit und Nerven sparen. Ein herzlicher Dank geht an Philip Kistner für seine wertvollen Tipps zu Versicherungen und dem Carnet ATA sowie an die IHK Nordwestfalen für die großartige Unterstützung in Zollfragen. Mit dieser Hilfe konnten wir die nötigen Schritte effizient umsetzen und sind nun bestens vorbereitet auf zukünftige Projekte.
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