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Vor dem Onboarding ist meistens schon ein bedeutender Teil geschafft – ein neues Teammitglied wurde gewonnen und soll nun Teil des Unternehmens werden. Aber auch aufgrund des internen Wechsel in andere Abteilungen sollte ein Onboarding-Prozess in Gang gesetzt werden.
Genau jetzt stehen die Firmen vor der Aufgabe, die Mitarbeiter*innen willkommen zu heißen, bestmöglich in das Team zu integrieren und ihnen alle relevanten Informationen zur Verfügung zu stellen. Natürlich müssen die neuen Mitarbeiter*innen neben den Unternehmenszielen und der Unternehmenskultur auch die internen Prozesse und das Aufgabenfeld verstehen. Genau diese Einlernphase bestimmt maßgeblich, wie sie im Unternehmen ankommen und wie schnell und produktiv sie in Zukunft ihre Arbeit erfüllen können.
Leider findet der Onboarding-Prozess jedoch noch zu oft ganz klassisch statt. Der neue Mitarbeiter kommt in der entsprechenden Abteilung an und bekommt einen Ansprechpartner oder sogar so etwas wie einen Mentor zugeteilt. Dieser führt den neuen Mitarbeiter im Anschluss in das Unternehmen ein, stellt das Unternehmen, die Abteilung und die Abläufe vor und versucht ihm alle relevanten Informationen zu vermitteln. Diese Vorgehensweise hat mit dem persönlichen Kontakt einen wichtigen Vorteil, bringt aber auch ein paar Nachteile mit sich:
– der klassische Prozess bindet mindestens eine – oft aber mehrere – Personen
– der Prozess ist oft wenig standardisiert und es besteht die Gefahr, dass wichtige Informationen – nicht oder in unterschiedlichem Umfang weitergegeben werden
– die Fähigkeit, das benötigte Wissen zugänglich und verständlich zu vermitteln, ist von Person zu Person sehr unterschiedlich ausgeprägt
– wenig Flexibilität beim Tempo und Wiederholungen – man möchte schließlich die Kolleg*innen nicht schon am Anfang übermäßig stören!
Aus der psychologischen Perspektive gibt es noch einen weiteren wichtigen Nachteil der klassischen, ausschließlich an persönliche Erklärung gebundenen Vorgehensweise. Hast du es schon einmal erlebt: Du erklärst einen Vorgang, führst diesen ausführlich vor, gehst auf die Details ein, aber im Anschluss wird keine einzige Frage gestellt? Dafür gibt es einen Grund, und nein, meistens hat es leider nichts mit deinem Erklärtalent zu tun.
Eine direkte Speicherung der neuen Information ist laut psychologischer Forschung nur bedingt erfolgreich. Vor allem Prozesse, Abläufe oder bestimmte Handlungen sind s.g. implizite bzw. prozedurale Gedächtnisinhalte, die ein Teil des Langzeitgedächtnisses sind. Psycholog*innen wissen längst, dass der Erwerb neuer Langzeitinformationen deutlich erfolgreicher verläuft, wenn die theoretische Erkenntnis der tatsächlichen Ausführung vorangestellt wird. Anders ausgedrückt: Die neue Information, z. B. wie das Projektmanagement für eine Produkteinführung aufgesetzt wird oder wie ein internes Tool funktioniert, sollte erst theoretisch erklärt und im Nachgang an einem Beispiel gezeigt bzw. ausgeführt werden. Im Idealfall liegt zwischen diesen zwei Vorgängen eine gewisse Zeit, damit die Information konsolidiert und gespeichert werden kann.
Vor allem Prozesse, Abläufe oder konkrete Ausführungen sind s.g. implizite bzw. prozedurale Gedächtnisinhalte, die ein Teil des Langzeitgedächtnisses sind und Zeit brauchen, um konsolidiert und verinnerlicht zu werden.
1. Zugänglichkeit: Durch ein Archiv an relevanten Lerninhalten kannst du das dort gespeicherte Wissen jederzeit für alle Mitarbeiter*innen zugänglich machen. Egal, ob Werkstudent oder Managerin, Home-Office oder Büro: Alle relevanten Inhalte sind jederzeit für alle zugänglich.
2. Flexibilität: Ein in der Cloud abgelegtes Archiv kann von den Mitarbeiter*innen zeit- und ortsunabhängig abgerufen werden. So kann es auch zur Wiederholung oder zu Weiterbildungszwecken eingesetzt werden. In der Fachsprache nennt man dies auch Ermöglichungsdidaktik.
3. Personalisierung: Der Wissenspool kann je nach Größe und Ausführung auch selektiv an Mitarbeiter*innen ausgespielt werden. So können Inhalte z. B. spezifisch für die jeweilige Position, Abteilung oder Aufgabe angepasst und bereitgestellt werden. Hierdurch wird das Anlernen stark entschlackt und dadurch beschleunigt.
4. Know-How-Sicherung: Einmal gesichertes Wissen bleibt auch beim Weggang von Mitarbeiter*innen im Unternehmen. So wird das Unternehmen zukunftssicherer und kann so selbst neue Fachkräfte anlernen.
5. Einheitlichkeit: Durch das Videoformat bekommen alle Mitarbeiter dieselben relevanten Informationen zu den jeweiligen Aufgabenbereichen. Alle Mitarbeiter werden dadurch auf den gleichen Stand gebracht.
6. Präzision: In den Videos können alle zu vermittelnden Informationen im Vorfeld genauestens festgelegt werden. So können Fehler und Fehlinformationen vermieden werden.
7. Internationalisierung: Für international agierende Unternehmen bietet ein Onboarding im Videoformat die Möglichkeit, diese auch in andere Sprachen zu übersetzen – z. B. durch Untertitel. So können Sprachbarrieren abgebaut und die Videos großflächiger eingesetzt werden.
8. Kostenersparnis: Zwar bedeutet die Inhouse-Produktion solcher Videos im Vorfeld einen Mehraufwand und verursacht initiale Kosten, aber auf lange Sicht spart man dadurch enorme Personal- und Produktionskosten und kann die Qualität auf einem konstant hohen Niveau halten.
9. Unterhaltungswert: Durch durchdachte und spannend produzierte Video-Inhalte lässt sich die Lernkurve steigern. In qualitativ hochwertigen Videos lassen sich die wesentlichen Informationen sehr präzise vermitteln und auf den Punkt bringen.
10. Messbarkeit: Als Unternehmen kann Du messen, welche Videos wie oft oder lange angesehen wurden. Es können z. B. direkt Fragen gestellt und dadurch Verbesserungspotentiale aufgedeckt werden. Hierdurch kann man im Anschluss die Effektivität verbessern oder z. B. mehr Inhalte zu einem bestimmten Thema zur Verfügung stellen.